Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.politi.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.anklagemyndigheden.dk/da

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.kriminalforsorgen.dk/

Facility management for Politiet, Den Centrale Anklagemyndighed og Kriminalforsorgen

Facility management for Politiet, Den Centrale Anklagemyndighed samt Kriminalforsorgen (Ordregiver) skal udbydes under én samlet aftale. Facility managementopgaverne (FM) i Politiet har tidligere været udbudt som en integreret løsning og bliver i dag løftet via én FM-kontrakt dækkende alle politikredse og lokaliteter under Politiet. FM i Den Centrale Anklagemyndighed har delvist været løftet via Politiets FM-kontrakt, dels via eget personale og dels via mindre servicekontakter, mens FM for Kriminalforsorgen i dag løftes via flere mindre servicekontrakter og eget personale. Nærværende kontrakt har en forventet årlig værdi på 250-350 000 000 DKK og vil dække følgende serviceområder: renhold, kantine, intern service, hittegods, vognparkservice, bygningsteknik, arealpleje, bygningsvedligehold, arealforvaltning og forretningskritiske opgaver.

Facility management skal udføres på lokaliteter og arealer, der geografisk fordeler sig over hele landet.

Facility management for Politiet, Den Centrale Anklagemyndighed samt Kriminalforsorgen (Ordregiver) skal udbydes under én samlet aftale. Facility managementopgaverne (FM) i Politiet har tidligere været udbudt som en integreret løsning og bliver i dag løftet via én FM-kontrakt dækkende alle politikredse og lokaliteter under Politiet. FM i Den Centrale Anklagemyndighed har delvist været løftet via Politiets FM-kontrakt, dels via eget personale og dels via mindre servicekontakter, mens FM for Kriminalforsorgen i dag løftes via flere mindre servicekontrakter og eget personale. Nærværende kontrakt har en forventet årlig værdi på 250-350 000 000 DKK og vil dække følgende serviceområder: renhold, kantine, intern service, hittegods, vognparkservice, bygningsteknik, arealpleje, bygningsvedligehold, arealforvaltning og forretningskritiske opgaver.

Aftalen forventes indgået medio april 2019. Leverancerne forventes at blive sat i drift for Politiet og Den Centrale Anklagemyndighed den 1.9.2019, mens driften for Kriminalforsorgen forventes igangsat 1.11. 2019.

Udbuddet forventes at omfatte ca. 270 lokaliteter af varierende størrelse, med et nettoareal på ca. 450 000 m2, fordelt over det meste af Danmark og vil dække en stor del af den nuværende facility management på lokaliteterne. Lokaliteterne består blandt andet af politistationer, administrationsbygninger, garager, hittegodslagre, arkiver og skoler. Derudover består lokaliteterne af arresthuse og fængsler for hvilke der gælder særlige forhold, idet facility managementopgaverne indgår som led i de indsattes beskæftigelse og således kun i begrænset omfang vil være omfattet af nærværende aftale. Det er ikke alle serviceydelser, der udføres på samtlige lokaliteter. Dette afhænger af den pågældende lokalitets type og størrelse.

Ordregivers ønske med nærværende aftale er at sikre, at serviceydelserne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos ordregiver og ordregivers brugere. Aftalen indeholder derfor en fleksibel ændringsmekanisme.

Leverandøren vil få virksomhedsoverdraget et betydeligt antal medarbejdere fra såvel Ordregiver som fra de nuværende leverandører. Yderligere information herom fremgår af kontraktens bilag 14.

Følgende er optioner i udbuddet:

- Option 1: Kaffe og andre forbrugsvarer,

- Option 2: Rengøring og opfyldning af Ordregivers kaffeautomater,

- Option 3: Forbrugsstoffer til Ordregivers kaffeautomater,

- Option 4: Kopieringsopgaver,

- Option 5: Plan for oprettende vedligehold (bygningsteknik).

Aftalen udbydes samlet for at udnytte volume- og skalafordele for at skabe det bedst mulige grundlag for et partnerskab med én leverandør. En samlet aftale skal ligeledes sikre en større ensartethed i løsningen af relaterede opgaver, på tværs af de deltagende myndigheder, for at opnå de ønskede synergier samt for at mindske omkostninger til administration og forvaltning af kontrakter.

Facility management for Politiet m.fl.

Deltagelse samt al kommunikation i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Yderligere informationer om kommunikation i udbudsprocessen fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 3.2.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD, som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 4.1. For yderligere oplysninger om Ordregivers indhentning af dokumentation henvises der til udbudsbetingelsernes afsnit 7.2.

Ordregiver forventer i umiddelbar forlængelse af prækvalifikationen at anmode tilbudsgiverne om at fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusiv prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på bl.a. det historiske forbrug samt forventninger til den fremtidige løsning og kan derfor ændre sig.

I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra tidspunkt for driftsstart af de første serviceydelser. Udover den anførte kontraktlængde kan der i forbindelse med aftalens ophør være behov for en tidsmæssig fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret drift i forbindelse med eventuelt genudbud.

I relation til punkt IV.2.4) bemærkes, at eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, egnethedsdokumentation eller brochurematereriale gerne må være formuleret på engelsk, svensk eller norsk.

Forud for udbuddet er der gennemført en markedsdialog. Relevant materiale herfra findes i det elektroniske udbudssystem, jf. punkt I.3).

Der vil den 20.6.2018, kl. 10:00 blive afholdt et informationsmøde hos Rigspolitet. Yderligere informationer herom fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 3.2.3.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse: http://www.kfst.dk