Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.regionsyddanmark.dk/

Leverancekontrakt vedr. kassetransport- og lagersystem inkl. lagerstyring (WMS)

Den udbudte leverancekontrakt omfatter levering af et nyt logistiksystem til Nyt Odense Universitetshospital (Nyt OUH) i form af et kassetransport- og lagersystem, inkl. lagerstyring (WMS). Region Syddanmark har i 2016-2018 igangsat arbejderne i forbindelse med opførelsen af Nyt OUH ved udbud af byggemodningen (DP01 og DP02) samt ved totalentrepriserne af selve sygehusbyggeriet (DP03, DP04, DP05, DP06, DP07, DP08). Med dette udbud følger nu en tværgående leverancekontrakt vedrørende design, produktion og gennemførelse af samlet logistik-løsning (Kassetransportsystem) for Nyt OUH med en lang række af grænseflader til andre delprojekter. Der er tale om en kompleks anskaffelse som foruden de projektmæssige grænseflader omfatter design, specialtilpasninger og it-grænseflader mv. Der er tidligere afholdt markedsdialog, jf. forhåndsmeddelelse nr. 2019/S 009-015794 samt nr. 2019/S 167-408036.

Der henvises til pkt. II.2.4) beskrivelsen af udbuddet for yderligere oplysninger.

Glisholmvej 2A, 5260 Odense S

Ved gennemførelsen af nærværende udbud ønsker Region Syddanmark (RSD) at sikre den samlede levering af et kassetransport- og lagersystem inkl. lagerstyring (WMS) (herefter DP102) i én kontrakt.

DP102 udgør en del af den samlede logistikløsning på Nyt OUH. Ud over DP102, skal der yderligere etableres 3 logistiksystemer, herunder DP103 - AGV-system, DP104 - Rørpostsystem og DP105 - Pusterørsystem. DP102 skal sammen med disse andre logistiksystemer løbe på tværs af hele Nyt OUH, og der består en lang række grænseflader, som fordrer en overordnet koordinering, bl.a. i forhold til DP03-DP08 (sygehusbyggeriet), DP09 (servicebyen), DP11 (steno diabetes) og DP201 (voksenpsykiatrien). Det er vurderet hensigtsmæssigt, at kontrakten ikke opdeles, jf. pkt. II.1.6), dels af hensyn til den overordnede koordinering og styring, dels af hensyn til den samlede løsning, hvori der er funktionel afhængighed mellem de udbudte systemer (kassesystemet og WMS), og dels af hensyn til projektøkonomien, herunder behovet for minimering af grænseflader og risici.

Det forventes, at leverandøren har eget lagerstyringssystem (WMS) eller samarbejder med relevant underleverandør herom. Der er tale om en samlet opgave, hvor den fremtidige leverandør har ansvaret for en samlet leverance af ét Kassetransport- og lagersystem, som i videst muligt omfang består af standardkomponenter og specialtilpassede standardkomponenter, et standard automationsstyrings system (WCS) og et lagersystem (WMS).

Der skal i forbindelse med opgavens design, produktion og udførelse kalkuleres med følgende delopgaver:

1) Design af kassetransport- og lagersystem udstyr;

2) Design og programmering af Warehouse Control System (WCS);

3) Tilpasning og opsætning af Warehouse Management System (WMS), inkl. licens til forventeligt 1 000 brugere og 500 samtidige brugere. Antallet af brugere er foreløbigt skønnet med henblik på at sikre en ensartet prissætning i forbindelse med tilbudsafgivelsen;

4) Design og programmering af Digital Twin (WCS);

5) Produktion af udstyr i henhold til design;

6) Installation af udstyr;

7) Test og prøvning af udstyr;

8) Projektstyring og ledelse i alle projektets faser fra kontraktindgåelse til aflevering;

9) Byggeplads, velfærdsforanstaltninger, kran, stillads, bugsering o. lign.

Den udbudte opgave omfatter herudover følgende 3 optioner:

— Option 1: Service og vedligehold, inkl. reservedele - kassetransport- og lagersystem,

— Option 2: Teknisk bistand - timepriser - kassetransport- og lagersystem,

— Option 3: It teknisk bistand - timepriser - WMS.

Udbuddet er tilrettelagt således at RSD's behov i forhold til kassetransport- og lagersystemet i nogen grad er beskrevet som funktionskrav. Det er herved RSD's intention, at leverandøren indenfor disse rammer får frihed til at optimere løsningen i forhold til design, produktion og gennemførelse. Omvendt er der også en række projektmæssige bindinger, som på forhånd er lagt fast, idet kassetransport-og lagersystemet skal indgå som en integreret del ad den samlede logistikløsning på Nyt OUH. For lagerstyring (WMS) er i stedet fastsat en række evalueringskrav, som leverandøren skal besvare med 120 stk. ja/nej-svar.

Den leverandør som vinder udbuddet, vil skulle indgå i et tæt samarbejde med RSD om planlægningen af den endelige opgavetilrettelæggelse, herunder gennemførelse og styring af brugerprocesser med henblik på fastlæggelse af arbejdsgange, design af kassesystems komponenter samt anskaffelse af andet udstyr og gennemførelse af den samlede tilbudte løsning.

RSD har til opgaven udarbejdet en hovedtidsplan (Tidsplan/niveau 1). Leverandøren skal i forbindelse med udarbejdelsen af tilbud lave en overordnet tidsplan (Tidsplan/niveau 2) og en detajleret tidsplan (Tidsplan/niveau 3). Der vil efter kontraktindgåelse være en indledende afklaringsfase, hvor leverandøren verificerer opfyldelsen af de af RSD stillede krav. Afklaringsfasen afsluttes med RSD skriftlige godkendelse. Det forudsættes, at DP102 er klar til drift medio november 2022.

Hvis der er mere end 4 egnede ansøgere, foretager RSD en udvælgelse af de 4 ansøgere, der har leveret og dokumenteret de mest relevante referencer for gennemførelse af sammenlignelige leverancekontrakter af tilsvarende størrelse og kompleksitet inden for de seneste 3 år.

RSD lægger ved udvælgelsen særligt vægt på, at ansøgerne via referencer kan dokumentere erfaring med følgende:

- Udformning af specieltilpassede standardkomponenter, fx ind- og udleveringsstationer, håndtering af kasser med låg mv.,

- Betjening af kundeområder med høje krav til hygiejne og arbejdsmiljø, som f.eks. sundhedssektoren, medicinalindustrien eller områder med tilsvarende høje krav,

- Håndtering af opgaver indeholdende ansvar for styring af grænseflader med høj kompleksitet,

- Udvikling og/eller implementering af brugertilpasset lagerstyring (WMS),

- Drift og vedligeholdelse, som en del af kassesystemleverancen,

- Undervisning i tilknytning til kassesystemleverancen,

- Referencer, som dokumenterer samarbejde mellem kassesystemleverandør og lagerstyringsleverandør (WMS).

Ansøger skal i prækvalifikationsansøgningen (ESPD'et) oplyse om referencer indenfor de seneste 3 år, der i videst muligt omfang dokumenterer erfaring med opgaver, som angivet ovenfor.

Der ønskes i den forbindelse maksimalt 5 referencer.

Såfremt ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, lægges der ved vurderingen alene vægt på de 5 først angivne referencer i anmodningen (ESPD'et). Er referencerne ikke oplyst i rækkefølge, vil det være de 5 nyeste (i tid), som RSD vil lade indgå i bedømmelsen.

Ansøger bør i referencen oplyse om følgende

(a) angivelse af periode for udførelse af leverancen (start og slut),

(b) angivelse af opgavens omfang, herunder kontraktværdi,

(c) beskrivelse af leverancemodtager, inkl. kontaktdata,

(d) hvilke opgaver og roller ansøger har varetaget i forbindelse med referencen,

(e) i hvilket omfang og hvordan de ovenfor angivne udvælgelseskriterier er opfyldt ved den pågældende leverance.

Det er også muligt at angive referencer for igangværende opgaver.

Såfremt en reference mangler en/flere af den ovenfor nævnte oplysningstyper, vil dette ikke nødvendigvis føre til at referencen ikke optages til vurdering, men vil kunne komme ansøgeren til skade ved udvælgelsen.

- Option 1: Service og vedligehold i 3 år – kassetransport og lagersystem (Del 1),

- Option 2: Timepriser - teknisk bistand - kassetransport og lagersystem (Del 1) (1 500 timer inden for 3 medarbejderkategorier),

- Option 3: Timepriser – It teknisk bistand – WMS (Del 2) (3 000 timer inden for 3 medarbejderkategorier).

Ad pkt. II.2.7) Leverancekontrakten har overordnet en varighed på 65 måneder og kan ikke forlænges. Det er dog i leverancekontrakten forudsat, at enkelte delydelser løber tidsubegrænset efter overtagelsesdagen, indtil de opsiges af enten RSD eller leverandøren med et forudgående skriftligt varsel. Dette gælder for delydelserne til WMS:

1) løbende licenser, og

2) support og vedligeholdelse.

Region Syddanmark skal som ordregivende myndighed kræve, at ansøger benytter sig af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Ansøger skal derfor ved sin prækvalifikationsanmodning udfylde Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Ansøger skal anvende den elektroniske xml-fil, som er uploadet på Viewpoint som appendiks A til udbudsbetingelserne sammen med det øvrige udbudsmateriale.

Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis et af forholdene ESPD del III, afsnit A eller B, er til stede, svarende til udbudslovens § 135.

Deltagelse i udbudsprocessen er ligeledes udelukket, hvis et af forholdene i udbudslovens § 136, er til stede.

For at godtgøre, at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede, skal ansøger udfylde ESPD'et.

Ansøgere, der befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135 og § 136, er afskåret fra at afgive tilbud.

Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135 og § 136.

Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A og B (og dele af ESPD del III, afsnit C).

Ansøger gøres for en god ordens skyld opmærksom på, at visse obligatoriske udelukkelsesgrunde i medfør af udbudslovens § 136 figurerer som frivillige udelukkelsesgrunde i ESPD’et del III, afsnit C).

Herudover er deltagelse i udbudsprocessen udelukket, hvis ansøger befinder sig i en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 2, og nr. 4, som omfatter følgende situationer:

- RSD kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventioner mv. (nr. 1),

- Ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs, eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, tvangsakkord, hvis ansøgers/tilbudsgivers aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis ansøgers/tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet, eller hvis ansøger/tilbudsgiver befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren/tilbudsgiveren er hjemmehørende (nr. 2),

- RSD har tilstrækkeligt plausible indikationer til at konkludere, ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning (nr. 4).

Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i disse frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 2 og nr. 4. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit C, jf. de relevante rubrikker.

Ansøger skal være opmærksom på, at ESPD del III, afsnit D, ikke kræver udfyldelse.

Der henvises for yderligere til udbudsbetingelsernes pkt. 5.2.2.

Ansøger skal oplyse den samlede årsomsætning for de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV, afsnit B.

Herudover skal ansøger oplyse egenkapitalens størrelse for de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV, afsnit B.

Endvidere skal ansøger oplyse soliditetsgraden for de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV, afsnit B. Soliditetsgraden udregnes som følgende:

(Egenkapital / Samlet balance) x 100 = soliditetsgrad.

Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet behøver ikke indgå i prækvalifikationsanmodningen, men skal fremlægges, når RSD anmoder herom, jf. udbudslovens § 151 – og gerne i forbindelse med aflevering af indledende tilbud:

Ansøgers/tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf for de seneste 3 disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor ansøger/tilbudsgiver er etableret, eller anden dokumentation for samlet årsomsætning, egenkapitalens størrelse og soliditetsgrad.

Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne angives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Ansøger/tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som RSD vurderer passende, hvis ansøger/tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som RSD forlanger.

Ansøger/tilbudsgiver har også adgang til at henvise RSD til selv at indhente dokumenter fra offentlige nationale databaser, fx www.cvr.dk jf. udbudslovens § 151, stk. 5.

Som minimumskrav kræves, at ansøger/tilbudsgiver dokumenterer:

- At ansøger/tilbudsgiver har haft en samlet årlig omsætning på mindst 115 000 000 DKK i 2 af de seneste 3 disponible regnskabsår,

- At ansøgers/tilbudsgivers egenkapital har været positiv i 2 af de seneste 3 disponible regnskabsår,

- At ansøger har en soliditetsgrad på 15% i 2 ud af de seneste 3 disponible regnskabsår.

I medfør af udbudslovens § 144 kan ansøger/tilbudsgiver basere sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen. Såfremt ansøger/tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen tager RSD forbehold om at kræve solidarisk hæftelse for leverancekontraktens gennemførelse, jf. udbudslovens § 144, stk. 6.

Ansøger skal i ESPD del IV, afsnit C, oplyse referencer for gennemførelsen af sammenlignelige leverancer af tilsvarende størrelse og kompleksitet inden for de seneste 3 år.

Ansøger skal udfylde ESPD’et med:

(a) angivelse af periode for udførelse af leverancen (start og slut),

(b) angivelse af opgavens omfang, herunder kontraktværdi,

(c) beskrivelse af leverancemodtager, inkl. kontaktdata,

(d) hvilke opgaver og roller ansøger har varetaget i forbindelse med referencen,

(e) i hvilket omfang og hvordan de ovenfor angivne udvælgelseskriterier er opfyldt ved den pågældende leverance.

I det omfang en ansøger måtte have behov for at angive flere oplysninger, end hvad rubrikkerne i ESPD’et tillader, opfordrer RSD ansøger til at anvende separate bilag til ESPD’et samt i den relevante rubrik i ESPD’et at angive bilagsnummeret for det pågældende dokument. På den måde står det RSD klart, hvis der finders oplysninger (referencer) til ESPD’et i et separat dokument. Ansøger er også velkommen til i ESPD’et blot at henvise til referencelisten og vedlægge denne som bilag.

Ansøger er dog ikke forpligtet til at fremsende særskilt referenceliste, men for det tilfælde, at der er mere end 4 egnede ansøgere, forbeholder RSD sig under alle omstændigheder ret til at anmode ansøger om at fremlægge hele eller dele af den krævede dokumentation (referencelisten), jf. udbudslovens § 151, stk. 2 sammenholdt med udbudslovens § § 135-137, § § 140-143 og § § 144-145.

Ansøger skal i prækvalifikationsansøgningen sammen med ESPD’et oplyse om referencer fra de seneste 3 år, der i videst muligt omfang dokumenterer erfaring med gennemførelse af opgaver som angivet nedenfor.

Der ønskes i den forbindelse oplysninger om maksimalt 5 referencer. Såfremt ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, lægges der i vurderingen alene vægt på de 5 først angivne referencer i anmodningen. Er referencerne ikke vedlagt i rækkefølge, vil det være de 5 nyeste (i tid), som RSD vil lade indgå i bedømmelsen.

Det er også muligt at vedlægge referencer for igangværende kontrakter.

Såfremt en reference mangler en/flere af den ovenfor nævnte oplysningstyper, vil dette ikke nødvendigvis føre til at referencen ikke optages til vurdering, men vil kunne komme ansøgeren til skade ved udvælgelsen.

Det er et minimumskrav, at ansøger kan påvise mindst en (1) reference indenfor de seneste 3 år, som omfatter både design, produktion og installation af kassetransport- og lagersystem med en kontraktsum over 50 000 000 DKK.

Det vil være et kontraktmæssigt krav, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Kontrakten vil omfatte sociale klausuler med CSR-krav, og om uddannelses- eller praktikaftaler i henhold til lov om erhvervsuddannelser eller lov om forberedede grunduddannelse m.v., som forpligter leverandøren. Herudover stilles der krav om sikkerhedstillelse (ubet.anfordringsgaranti) på 20% af tilbudssummen. Leverandøren er endvidere forpligtet til at tegne sædvanlig erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på 25 000 000 DKK, og RSD forbeholder sig ret til udskyde tidsplanen. De nærmere forpligtelser ang. ovennævnte fremgår af udbudsmaterialet.

Der afholdes informationsmøde hos Region Syddanmark, Projektorganisationen for Nyt OUH, Glisholmvej 2A, 5260 Odense S, onsdag, den 5.2.2020, kl. 13:00-15:00.

Der vil her blive givet en overordnet introduktion til den udbudte opgave. Informationsmødet vil foregå på dansk.

Tilmelding til informationsmødet sker via følgende e-mail:

Oprettelse_DP102@4projectsmail.com

Ved tilmelding angives antal deltagere, navn, titel og virksomhed.

RSD forbeholder sig at begrænse antallet af deltagere på vegne af den enkelte ansøger til maksimalt 3 deltagere pr. ansøger, såfremt dette er nødvendigt af pladsmæssige hensyn.

Frist for tilmelding tirsdag, den 4.2.2020, kl. 12:00.

Eventuelt præsentationsmateriale vil ligeledes være på dansk og offentliggøres umiddelbart efter mødet på flg. link:

https://download.4projects.com?DocumentID=38d76193-2034-432b-a5e7-378012361528&VC=true

Ad pkt. I.3) Udbudsmaterialet er fuldt tilgængeligt og kan hentes her:

https://download.4projects.com?DocumentID=38d76193-2034-432b-a5e7-378012361528&VC=true

Ansøgning om prækvalifikation:

For at blive prækvalificeret skal der oprettes en leverandørmappe på Viewpoint. Der skal fremsendes følgende information til RSD for at tilbudsgiver kan blive oprettet i Viewpoint:

— Virksomhedens navn,

— Mailadresse på vedkommende, der accepterer link til portalen,

— Personnavn på ovenstående.

Anmodning om oprettelse i Viewpoint sendes til mailadressen:

Oprettelse_DP102@4projectsmail.com

Ansøger skal påregne at oprettelsen tager 1-2 arbejdsdage fra korrekt modtagelse af anmodning om oprettelse.

For at ansøger kan anmode om prækvalifikation, skal ansøgers særskilte invitation til Viewpoint, på baggrund af ansøgers anmodning om oprettelse, være accepteret senest 5 minutter før tilbudsfristens udløb. Der gøres opmærksom på, at såfremt invitationen ikke er accepteret på det angivne tidspunkt, er det ikke muligt for ansøger at ansøge om prækvalifikation. Ansøger kan kun oprette én person i Viewpoint til at starte med. Efterflg. kan den person, som modtager oprettelseslink, selv oprette øvrige deltager i virksomheden.

Der vil i forbindelse med opfordring til at afgive indledende tilbud blive fremsendt ny særskilt invitation til Viewpoint.

For nærmere oplysninger om krav til aflevering af prækvalifikationsansøgning henvises til udbudsbetingelsernes pkt. 3.4 og pkt. 5. Ansøger skal anvende den elektroniske xml-fil, som er uploadet på Viewpoint som udbudsbetingelsernes appendiks A.

Da Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-tjeneste ikke længere er tilgængelig, kan tilbudsgiver udfylde eESPD via polens elektroniske ESPD-system på følgende hjemmeside: https://espd.uzp.gov.pl/

Ad pkt. III.2.2) RSD forbeholder sig i den udbudte leverancekontrakt at udskyde tidsplanen med passende varsler. Dette skyldes, at der er tale om opførelse af en kompleks nyindretning (et samlet nyt sygehus). Der henvises til leverancekontraktens præambel, hvor det fremhæves, at der er behov for, at leverandøren er indstillet på, at tidsplaner mv. kan flytte sig - og at der i denne sammenhæng er behov for, at leverandøren udviser stor fleksibilitet, idet RSD dog altid vil bestræbe sig på loyalt og løbende at orientere leverandøren om risici og faktiske udskydelser.

Ad pkt. IV.2.4) Sprog:

Prækvalifikationsansøgningen (ESPD’et) skal være på dansk og/eller engelsk. Det tillades tillige, at dokumentation til brug for prækvalifikationsansøgningen, herunder referencer, regnskaber og støtteerklæringer mv. kan være på dansk og/eller engelsk.

Herudover gøres opmærksom på, at udbuddet som helhed gennemføres på dansk, og tilbuddet skal være på dansk. Ligesom spørgsmål/svar og rettelsesblade, referater mv. skal udarbejdes på dansk.

Forhandlingsprocessen vil også blive gennemført primært på dansk. Det vil dog være muligt for tilbudsgiver at præsentere og tale på engelsk, men RSD taler og svarer udelukkende på dansk, hvorfor det således kan være nødvendigt for tilbudsgiver at tage en tolk med til forhandlingsmødet.

Internetadresse: http://www.klfu.dk

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt.

Klager over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.

Se mere om indgivelse af klager på klagenævnets hjemmeside: www.klfu.dk

Internetadresse: http://www.kfst.dk